Wajer Yachts en  KENNIS3®

Kun je KenniS3® in één zin omschrijven?
Arie Pieter: “Het is een algemeen bruikbare methodiek voor het opleiden van medewerkers in mkb-bedrijven die bijzondere producten maken waar veel vakkennis voor nodig is.”

Voor welk probleem is het een oplossing?
Arie Pieter: “Veel bedrijven in de maakindustrie zeggen tegen collega’s die iets moeten leren: loop maar met de meest ervaren medewerker mee. Zij denken dat hun producten zo klantspecifiek zijn dat zij niets kunnen standaardiseren en simplificeren, ook het opleiden niet. Maar leren door ‘sitting next to Nellie’ werkt niet. Gevolg is dat veelbelovende nieuwe medewerkers gaan zwemmen: de verwachtingen zijn niet helder, ze weten niet goed wat ze moeten doen, ze ontwikkelen zich niet genoeg. En na een jaar nemen de partijen teleurgesteld afscheid van elkaar. Terwijl goede vakmensen ontzettend moeilijk te vinden zijn.”

Waarom is Wajer Yachts aan de slag gegaan met KenniS3®?
Jan-Jacob: “We liepen er tegenaan dat we de talenten van de mensen die bij ons werken, niet goed wisten te benutten. We stuurden het werk redelijk centraal aan, daardoor lag de belasting vooral bij de voorlieden, ook op het gebied van opleiden. We wilden ons complexe proces eenvoudiger maken: als iedereen grip heeft op het proces, kunnen de verantwoordelijkheden – onder meer voor het opleiden – lager op de vloer komen te liggen.”

Hoe pakken jullie het opleiden aan?
Arie Pieter: “Met KenniS3® breng je de kennis en de processen binnen je bedrijf gedetailleerd in kaart en op basis daarvan ga je opleiden. Eerst ga je kijken welke vaardigheden er binnen je team al zijn, daarna ga je met de jongens en meiden op de vloer praten om je proces tot in detail in kaart te brengen. Je kunt werk opsplitsen in generieke werkzaamheden (iedereen kan een boutje op een moertje draaien), technisch-complexe dingen (het afkitten van een boot is echt een vak) en kwaliteitskritische werkzaamheden. Die laatste twee vis je eruit, want dat zijn de dingen die mensen moeten leren. Daar maak je single point lessons van, werkinstructies die iedereen gaat gebruiken. Digitaal of op papier.”

Jan-Jacob: “Wij hebben het maken van een boot opgeknipt in werkpakketten met een digitale werkinstructie. Medewerkers kunnen met hun iPad de boot in en kunnen daar stap-voor-stap door de werkinstructies gaan.”

Heb je heel bevlogen leermeesters nodig?
Arie Pieter: “Eigenlijk niet, met ons model kan iedereen opleiden. TWI, Training Within Industry, is een heel gestructureerde manier om mensen snel iets aan te leren. Het is een klassieke leermeester-gezelmethodiek die is ontwikkeld toen Amerikaanse vrouwen in de oorlogsjaren opeens zware apparaten moesten leren maken, omdat hun mannen aan het front waren. Het idee is: je definieert welke werkzaamheden lastig of kwaliteitskritisch zijn, een leermeester doet ze voor en de leerling doet ze aan de hand van een werkinstructie na. En vervolgens laat je de leerling aantekeningen maken, zodat je er achter komt wat de leerling wilde weten. Die dingen voeg je toe aan je werkinstructie en zo heb je in een paar slagen een behoorlijk complete werkinstructie te pakken.”

Hoeveel tijd is Wajer nu puur aan opleiden kwijt?
Jan-Jacob: “Ik heb er zelf eigenlijk helemaal geen werk meer aan. Wij hebben in de nieuwbouw acht voorlieden, die doen allemaal mee met werkinstructies maken en jongens opleiden. Vervolgens komen de jongens zelf met: ‘ik wil dit of dat graag leren’ en gaan ze daar onderling mee aan de slag. Dus feitelijk zijn we nu met 100 man met opleiden bezig.”
Arie Pieter: “Voor alle taken hanteren we het principe: 3=1, 1=3. Iedere medewerker moet drie taken beheersen en iedere taak moet door drie man gedaan kunnen worden, want dan ben je altijd gedekt. Daar maak je een inzetbaarheidsmatrix van en als je ziet dat ergens een manco zit, kun je mensen gericht vragen om zich op die taken te ontwikkelen. Zo van: ‘we hebben te weinig lassers, zou jij willen leren lassen?’”

Wat heb je als mkb’er echt nodig om een traject als dit tot een succes te maken?
Arie Pieter: “Vertrouwen is leidend. Beloon je het vertrouwen van je mensen door te doen wat je zegt, dan krijg je het dubbel terug, want de betrokkenheid gaat enorm omhoog. Het leuke is dat het zich rond spreekt. Bij alle deelnemende bedrijven zie je dat zich opeens weer mensen komen melden die er graag willen werken. Het wordt makkelijker om nieuwe mensen te krijgen.”
Jan-Jacob: “Hoe snel het gaat, hangt ook af van de bedrijfscultuur. Hier bij Wajer is de gemiddelde leeftijd 35 jaar, dat maakt het wat eenvoudiger om een nieuwe manier van werken te adopteren.”

Voor wie is KenniS3® allemaal interessant?
Arie Pieter: “In elk geval voor alle mkb-bedrijven in de maakindustrie die klant specifieke producten maken, maar ook wel daarbuiten. De impact zal groter zijn naarmate je proces meer uitzonderingen kent. Maar of je nu boten maakt of verzekeringen verkoopt, het blijft een kwestie van je corebusiness uitpluizen, herkennen waar je de grootste risico’s loopt en zorgen dat je voldoende kennis en vaardigheden in huis hebt om die risico’s te pareren.”
Jan-Jacob: “Schaal en groeitempo spelen wel een rol. In een bedrijf met vijf man stem je de dingen makkelijk op elkaar af, daar zit niet veel ruis op de lijn. Maar Wajer is als een raket gegroeid, in vier jaar van 30 naar 170 man, en dan merk je dat centrale aansturing niet meer werkt. In zo’n geval kun je met KenniS3® snel meters maken.”

Welke tips hebben jullie voor andere mkb’ers die hiermee willen starten?
Jan-Jacob: “Pak in het begin meteen door als iemand iets wil verbeteren. ‘Heb je een idee? Boem, bats, het is geregeld’. Dan weten mensen: er wordt naar mij geluisterd. Als iedereen één keer die succeservaring heeft gehad, gaan ze hun voordeel ermee doen.”
Arie Pieter: “Wees realistisch: je bent hier zeker een half jaar tot een jaar mee bezig. Dus misschien is het verstandig om een tijdje op 80 procent te plannen en verspreid over je team de resterende 20 procent vrij te spelen zodat je aan de gang kunt.”

Hoe gaat het nu verder met KenniS3®, ook bij Wajer Yachts?
Arie Pieter: “Ik maak van KenniS3® een stappenplan en dat deel ik op LinkedIn, zodat iedereen het kan vinden. Het is geen rocket science: in feite is het gewoon een combinatie van bestaande methodieken.”

Jan-Jacob: “Wij hebben met KenniS3® grote stappen gezet, maar we willen natuurlijk door. Dit heeft onderhoud nodig: als je het elke dag een beetje water geeft, blijft het groeien. Dagelijks water geven kunnen we zelf, maar elk driekwart jaar of jaar kom je bij een volgend niveau en dan kan het verfrissend zijn om er weer even iemand erbij te halen. Want dat mensen zich blijven ontwikkelen.”